Attestation employeur destinée à Pôle emploi : définition, contenu et modalités pratiques
Définition et finalité
L’attestation employeur destinée à Pôle emploi est un document administratif obligatoire remis par l’employeur au terme du contrat de travail. Son objet principal est de permettre à l’ancien salarié d’effectuer sa demande d’allocation chômage ; elle facilite l’instruction du dossier par Pôle emploi en fournissant les éléments factuels nécessaires à l’examen du droit à l’allocation.
Obligation et champ d’application
L’employeur doit établir et transmettre cette attestation pour toute rupture d’un contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou indéterminée (CDI), quel que soit le motif de la rupture (licenciement, démission faisant valoir un motif légitime, fin de CDD, départ à la retraite, rupture conventionnelle, etc.). L’exigence vaut pour l’ensemble des salariés, y compris ceux travaillant à temps partiel ou en contrat aidé, sauf exceptions spécifiques prévues par la réglementation.
Supports et modalités de transmission
- Depuis juin 2021, Pôle emploi exige l’usage du modèle en vigueur transmis via l’Espace employeur ou par échange dématérialisé via la DSN ou un logiciel de paie agréé.
- Les entreprises de petite taille (10 salariés ou moins) peuvent, sous conditions, utiliser un envoi papier après avoir demandé le formulaire par courrier à Pôle emploi.
- La transmission doit intervenir le jour de la rupture du contrat ; le salarié doit également recevoir un exemplaire au moment de son départ.
Contenu essentiel de l’attestation
L’attestation doit comporter des informations précises et vérifiables : identité du salarié, dates de début et de fin du contrat, qualification professionnelle, motif de la rupture (libellé et code lorsque requis), durée effective du travail, nombre d’heures et rémunérations perçues au cours des douze derniers mois, indemnités versées (indemnité de fin de contrat, indemnité compensatrice de congés payés, indemnité de licenciement le cas échéant). Ces éléments conditionnent le calcul des droits et la détermination des périodes assimilées.
Précisions techniques et bonnes pratiques
- Indiquer les montants bruts et les périodes exactes ; éviter les estimations approximatives.
- Préciser séparément les indemnités non soumises à cotisations et celles soumises, quand l’outil le demande.
- Conserver une copie numérique et papier de l’attestation transmise pour la traçabilité et la preuve en cas de litige.
Sanctions et risques en cas de manquement
Le non-respect de l’obligation de remise expose l’employeur à une sanction administrative (amende) et à des actions civiles. En pratique, une amende peut être appliquée lorsque l’employeur omet de délivrer l’attestation. Le salarié peut également saisir le conseil de prud’hommes pour obtenir réparation du préjudice causé par l’absence de document et réclamer des dommages et intérêts.
Exemples concrets et cas pratiques
Exemple 1 - Licenciement : Mme X est licenciée le 30 juin. L’employeur établit l’attestation sur l’Espace employeur en indiquant la date de rupture, le motif (licenciement économique), les montants bruts des 12 derniers mois et l’indemnité de licenciement. Transmission le jour même : le dossier de Mme X peut être instruit sans délai.
Exemple 2 - Fin de CDD : M. Y termine son CDD le 15 août. L’employeur mentionne l’indemnité de fin de contrat (indemnité de précarité) et les périodes effectivement travaillées. Si l’employeur n’a pas de logiciel DSN, il utilise l’Espace employeur ou le formulaire papier si l’entreprise a moins de 11 salariés et en a fait la demande.
Exemple 3 - Petite entreprise : Une SAS de 6 salariés souhaite envoyer une attestation papier. Le dirigeant contacte Pôle emploi pour obtenir le formulaire et envoie l’exemplaire postal au salarié et à Pôle emploi ; il conserve l’accusé de réception.
Procédure recommandée pour l’employeur
- Vérifier la conformité du logiciel de paie ou se connecter à l’Espace employeur.
- Rassembler les éléments nécessaires (bulletins, contrats, relevés d’heures) avant de remplir l’attestation.
- Notifier le salarié et lui remettre une copie le jour de la rupture.
- Archiver la preuve de transmission et le document pour une durée compatible avec les prescriptions légales et la gestion des contentieux.
Conclusion
L’attestation employeur destinée à Pôle emploi est un document clé pour la continuité des droits des salariés et pour la conformité de l’employeur. Son contenu doit être exact, sa transmission doit être réalisée immédiatement au moment de la rupture et les modalités électroniques via l’Espace employeur ou la DSN sont désormais la norme pour la majorité des entreprises.