Convention de formation professionnelle simplifiée : définition et portée
Définition synthétique
La Convention de formation professionnelle simplifiée est un document contractuel et cadre, allégé dans sa forme mais complet sur le fond, liant un organisme de formation et un financeur (entreprise, OPCO, organisme public). Elle reprend les mentions essentielles permettant d'organiser et de justifier une action de formation sans recourir à un contrat long et détaillé. La convention simplifiée vise à rationaliser la contractualisation lorsque les risques juridiques sont limités et que les informations standard suffisent pour engager la prestation.
Contenu obligatoire et mentions essentielles
Pour être valide, la convention doit comporter des éléments précis - souvent considérés comme minimums - qui garantissent la transparence et la traçabilité de la formation. Les mentions typiques incluent :
- Identité des parties : raison sociale et numéro d'enregistrement de l'organisme de formation, identité du financeur.
- Intitulé et objectifs : nature pédagogique et compétences visées.
- Durée et dates : nombre d'heures, calendrier des sessions.
- Lieu et modalités : présentiel, distanciel, modalités hybrides.
- Effectifs : nombre de participants et prérequis éventuels.
- Modalités d'évaluation : contrôle de connaissances, attestations de présence.
- Coûts et conditions de paiement : tarif, échéancier, facturation.
- Clauses de responsabilité et résolution des litiges ainsi que dispositions sur les annulations et remboursements.
Ces éléments s'inscrivent dans le cadre juridique général encadré par le Code du travail et par les règles propres au financeur (conventions OPCO, règles internes d'achats formation).
Rédaction, signature et distinction avec le contrat de formation
La convention est rédigée, en pratique, par l'organisme de formation et transmise au financeur pour signature. Elle peut être bilatérale (organisme - financeur) ou tripartite lorsqu'un employeur, un salarié stagiaire et l'organisme sont impliqués et que l'employeur finance la formation. Elle se distingue du contrat de formation applicable au particulier : la convention s'adresse prioritairement à une personne morale.
Exemples concrets et cas pratiques
- Cas 1 - Formation intra-entreprise courte : une convention simplifiée de 1 page suffit pour une session de 7 heures sur la cybersécurité, avec mention des horaires, du tarif et d'une clause d'annulation.
- Cas 2 - Actions financées par un OPCO : la convention précise le numéro de dossier, les pièces justificatives demandées et les modalités de reporting pour le remboursement.
- Cas 3 - Formation certifiante : la convention intègre un annexe décrivant le référentiel, les modalités d'évaluation et la délivrance d'une attestation ou d'une certification.
Sanctions, conservation et bonnes pratiques
En cas de non-respect, l'organisme peut être tenu de rembourser le financeur et s'exposer à des sanctions administratives. Il est recommandé de conserver les conventions et les justificatifs (feuilles de présence, évaluations) pendant plusieurs années. Pour limiter les litiges, la convention simplifiée doit prévoir des clauses claires sur la modification du calendrier, les conditions d'annulation et les mécanismes de règlement amiable. Enfin, un modèle cadre standardisé facilite la gestion administrative tout en permettant des annexes techniques adaptées à chaque action.