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Défraiement

Mise à jour 06/10/2025 Ressources humaines

Défraiement (Ressources humaines) : définition et cadre pratique

Définition

Le défraiement désigne le remboursement par l'employeur des dépenses engagées par un salarié dans le cadre de son activité professionnelle. Il recouvre l’ensemble des frais professionnels réellement avancés (déplacements, hébergement, repas, matériels, télétravail) et peut prendre la forme d’un remboursement sur justificatifs, d’une indemnité forfaitaire ou, sous conditions, d’une déduction forfaitaire spécifique appliquée au salaire soumis à cotisations.

Champ et nature des frais

  • Frais kilométriques : déplacement avec un véhicule personnel. Le calcul s’appuie sur le barème officiel qui intègre la puissance fiscale, le prix du carburant et le nombre de kilomètres ; les péages et stationnements peuvent être ajoutés.
  • Hébergement : nuitées liées à un déplacement professionnel. Lorsqu’un salarié avance les coûts, l’entreprise doit assurer le remboursement sur présentation de factures.
  • Repas : indemnités de petit ou grand déplacement selon la durée et la distance. Les frais sont pris en charge sur justificatifs ou via des forfaits selon la politique de l’entreprise.
  • Matériel et frais de télétravail : achat de consommables, abonnements ou équipement nécessaire à l’exécution du travail pouvant donner lieu à défraiement ou allocation forfaitaire.

Formes de défraiement

Le remboursement peut être :

  • un remboursement au réel sur justificatif (facture, ticket, relevé bancaire) ;
  • une indemnité forfaitaire lorsque les conditions légales ou conventionnelles le permettent ;
  • l’utilisation d’une carte entreprise ou d’une avance remboursable.

Obligations et bonnes pratiques

L’employeur est tenu de rembourser les frais professionnels avancés par le salarié lorsque ces dépenses sont nécessaires à l’exécution du travail. Il doit également :

  • définir une politique claire de défraiement et des procédures de validation des notes de frais ;
  • assurer un délai de remboursement raisonnable pour préserver la trésorerie personnelle du salarié ;
  • conserver et archiver les pièces justificatives pour les contrôles (notamment URSSAF) ;
  • veiller à la conformité fiscale et sociale des indemnisations (conditions d’exonération de cotisations).

Exemples pratiques

Exemple 1 - déplacement local : un salarié parcourt 80 km aller-retour avec sa voiture (5 CV). L’entreprise rembourse au barème, en ajoutant le péage et le ticket de parking sur présentation des justificatifs.

Exemple 2 - déplacement longue durée : pour un séjour de trois jours, l’employeur rembourse les nuits d’hôtel sur factures et verse une indemnité journalière pour les repas si la politique interne le prévoit.

Exemple 3 - télétravail : l’entreprise peut verser une allocation mensuelle forfaitaire pour une partie des frais internet et d’électricité, documentée dans la politique RH.

Conclusion

Le défraiement est un mécanisme essentiel pour garantir que les salariés ne supportent pas les coûts liés à leur activité professionnelle. Il nécessite des règles internes claires, le respect des justificatifs et une gestion rigoureuse pour rester conforme aux obligations fiscales et sociales.