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Effectif

Mise à jour 06/10/2025 Ressources humaines

Effectif - définition opérationnelle pour les ressources humaines

Définition synthétique

Par effectif d'une entreprise, on entend le nombre de personnes salariées liées à l'entreprise par un contrat de travail ou assimilé et prises en compte selon une règle de calcul donnée. L'effectif sert de variable clé pour la DSN, le calcul des cotisations sociales, les obligations en matière de représentation du personnel, ainsi que pour classer l'entreprise (TPE, PME, grande entreprise). Il existe deux notions complémentaires : l'effectif annuel moyen (ou effectif moyen) et l'effectif global (ou effectif au 31 décembre).

Principes généraux

L'effectif peut être exprimé en unités entières ou en équivalents temps plein (ETP). Pour le calcul des obligations légales, la règle applicable dépend de la nature de l'obligation (déclarations, seuils réglementaires, représentation du personnel). Les contrats suspendus par un congé maternité, congé maladie, congé parental, ou autre suspension légale sont en général neutralisés mais restent souvent comptabilisés selon les règles propres à chaque calcul.

Qui est inclus et qui est exclu

  • Inclus : salariés en CDI et CDD, intérimaires mis à disposition (selon modalités), salariés en contrat à durée déterminée, salariés dont le contrat est suspendu (congé maladie, maternité, parental), employeurs dirigeants dans certains cas. Ces personnes sont comptées pour 1 ou pour une fraction selon la méthode.
  • Exclus : apprentis et contrats de professionnalisation dans la plupart des calculs, stagiaires, contrats d'avenir et certaines aides à l'emploi (CUI-CAE) sauf cas spécifique pour les représentants du personnel, remplaçants temporaires sous certaines conditions, personnes en CAT quand l'entreprise n'est pas employeur direct, dirigeants majoritaires selon leur régime social.
  • Particularités : certaines catégories peuvent être incluses pour l'effectif moyen mais exclues du global et réciproquement. Par exemple, les salariés recrutés via TESE ou CEA peuvent compter pour l'effectif moyen mais pas toujours pour l'effectif global ; les VRP multicartes sont parfois pris en compte différemment selon la mesure.

Méthodes de calcul

On distingue essentiellement trois approches pratiques :

  • Effectif global : dénombrement simple de toutes les personnes salariées présentes dans l'entreprise au 31 décembre. Chaque salarié compte pour 1, indépendamment du temps de travail et de la nature du contrat.
  • Effectif mensuel : mesure du nombre de salariés présents et du temps de travail au cours d'un mois donné, converti en équivalents temps plein sur la base de la durée légale mensuelle (151,67 heures en France).
  • Effectif annuel moyen : moyenne arithmétique des 12 effectifs mensuels (ou du nombre de mois d'activité pour une création en cours d'année). C'est cette valeur qui sert souvent à apprécier le franchissement des seuils sociaux.

Calcul pratique - temps partiel et conversion

Pour convertir un salarié à temps partiel en part d'ETP, on divise le nombre d'heures contractuelles mensuelles par 151,67. Exemple : un salarié à 25 heures hebdomadaires travaille 100 heures par mois. Sa valeur ETP = 100 / 151,67 ≈ 0,66. On additionne toutes les valeurs des salariés pour obtenir l'effectif mensuel en équivalents temps plein. La somme des 12 effectifs mensuels divisée par 12 donne l'effectif annuel moyen. Pour une entreprise créée en cours d'année, on divise par le nombre de mois d'activité effectifs.

Exemple chiffré

Exemple concret : entreprise X

  • Janvier : 4 CDI temps plein, 2 temps partiels à 20 h (soit 2 x 20/151,67 ≈ 0,26 chacun), 1 CDD temps plein → effectif mensuel ≈ 4 + 2*(0,26) + 1 = 5,52
  • Répéter le calcul pour chaque mois, totaliser et diviser par 12 → effectif annuel moyen ≈ 5,8 ETP.
  • Au 31 décembre, si 7 personnes sont physiquement en poste, l'effectif global = 7 pour le calcul des obligations liées au 31/12.

Conséquences pratiques et seuils

Le franchissement d'un seuil d'effectif entraîne des obligations nouvelles : mise en place de délégués du personnel, élaboration d'un règlement intérieur, obligations de participation, de formation, de prévention, etc. Les seuils usuels en droit social français sont par exemple 11, 20, 50 et 250 salariés ; chacun conditionne des obligations et droits différents. L'entreprise doit surveiller avec précision son effectif annuel moyen pour anticiper le franchissement de seuils et adapter ses procédures RH.

Cas pratiques et points de vigilance

  • Si un salarié est en congé longue durée mais payé par l'employeur, vérifier la règle applicable : souvent le contrat suspendu est pris en compte dans l'effectif.
  • Pour la DSN, l'effectif à déclarer doit respecter les définitions de l'administration ; il est recommandé de documenter les calculs et de conserver les justificatifs des conversions en ETP.
  • En cas de contrôle URSSAF, l'employeur doit pouvoir présenter le détail des calculs mois par mois et la justification des exclusions (apprentis, stagiaires, etc.).
  • Pour les élections sociales, le périmètre de prise en compte peut être différent : certains travailleurs en contrat aidé comptent uniquement pour la détermination du nombre de représentants, et non pour d'autres obligations.

Conclusion opérationnelle

L'effectif est une donnée stratégique et opérationnelle qui exige une méthode de calcul rigoureuse, tenant compte des règles de conversion des temps partiels, des suspensions de contrat et des exclusions catégorielles prévues par la réglementation. Mettre en place un tableau récapitulatif mensuel et conserver les éléments de justification permet d'anticiper les obligations et d'éviter les risques de requalification ou de redressement.