Journal d'achat : définition et rôle
Le Journal d'achat est un registre comptable obligatoire qui retrace de manière chronologique l'ensemble des opérations d'achat effectuées par une entreprise. Il constitue un instrument clé de la comptabilité générale : il formalise les écritures relatives aux achats de marchandises, matières premières, services et frais généraux, en enregistrant pour chaque opération les éléments nécessaires à la traçabilité, au lettrage et aux rapprochements avec le grand livre.
Obligations légales et principes de tenue
La tenue du journal d'achat obéit aux mêmes exigences que les autres journaux comptables : inscription au jour le jour, intégrité, exhaustivité et conservation des pièces justificatives (factures fournisseurs, notes de frais). Les écritures doivent indiquer la date, le numéro de pièce ou de facture, le fournisseur, le libellé, le compte général et le montant hors taxe et toutes taxes comprises, ainsi que le traitement de la TVA le cas échéant. Les entreprises soumises au plan comptable doivent respecter ces règles ; certaines formes juridiques ou régimes simplifiés peuvent en être dispensées, sans exonération totale de traçabilité.
Contenu détaillé d'une écriture
- Date de l'opération ;
- Numéro de pièce (facture, bon de livraison) ;
- Compte fournisseur (par ex. 401) et compte d'achat (par ex. 607 pour achats de marchandises) ;
- Montant HT, taux et montant de TVA, montant TTC ;
- Mode de paiement : comptant, crédit, ou échéancier ;
- Libellé explicite précisant la nature de l'achat.
Saisie pratique et exemples d'écritures
La saisie peut être manuelle ou réalisée via un logiciel comptable. Exemples pratiques :
- Achat de marchandises pour 1 000 EUR HT avec TVA 20 % payé à terme : débit 607 « Achats », débit 44566 « TVA déductible », crédit 401 « Fournisseurs ». Enregistrement chronologique le jour de réception de la facture.
- Frais de transport facturés 100 EUR HT : même logique, compte d'achat 624 et compte fournisseur 401 ; préciser le lien avec la facture de fret.
- Achat réglé immédiatement en banque : créer l'écriture puis lettrer avec le paiement (crédit du compte 512 « Banque »).
Contrôles et rapprochements
Le journal d'achat sert au contrôle des comptes fournisseurs et à l'établissement de la TVA déductible. Il facilite les rapprochements fournisseurs, les lettrages et les déclarations fiscales. Des contrôles périodiques (pointage factures, comparaison balances) sont recommandés pour détecter doublons ou omissions.
Conservation, dématérialisation et exceptions
Les pièces justificatives doivent être conservées selon la durée légale (souvent 10 ans). La dématérialisation est autorisée sous conditions d'archivage sécurisé et d'horodatage. Certaines petites structures peuvent tenir une comptabilité de trésorerie simplifiée mais doivent néanmoins conserver un registre fiable des achats pour le suivi économique et fiscal.