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Logiciel de caisse

Mise à jour 06/10/2025 Comptabilité

Logiciel de caisse - définition, fonctions et obligations pour la comptabilité

Définition professionnelle

Le Logiciel de caisse (ou système de point de vente) est une application informatique destinée à enregistrer, sécuriser et restituer l'ensemble des opérations commerciales réalisées au point de vente. Il centralise les ventes, les paiements, les remises et génère des pièces justificatives (tickets, factures, journaux de caisse) exploitables en comptabilité. Ce dispositif peut être installé localement ou fourni en mode cloud, et s'interconnecte généralement avec du matériel périphérique : tiroir-caisse, imprimante ticket, lecteur carte, balance ou scanner.

Fonctions principales

  • Enregistrement des ventes : saisie rapide d'articles, calcul automatique de la TVA et des remises.
  • Gestion des stocks : diminution automatique des stocks, alertes de réapprovisionnement, traçabilité des lots.
  • Gestion clients et fidélité : cartes, comptes clients, promotions ciblées.
  • Encaissements multi-moyens : espèces, cartes, chèques, paiements mobiles et intégration de terminaux CB.
  • Reporting et export comptable : éditions de rapports journaliers, CA par plage horaire, exports en formats standards vers le logiciel comptable.
  • Fonctions métiers : gestion des commandes, réservations, édition de tickets de restauration, préparation de caisses pour postes multiples.

Conformité légale et certificat

Depuis 2018, les entreprises assujetties à la TVA utilisant un logiciel de caisse doivent pouvoir justifier de la conformité du dispositif par un certificat de conformité ou une attestation délivrée par l'éditeur ou un organisme accrédité. L'objectif est d'assurer l'intégrité des données et de prévenir la fraude fiscale. Le propriétaire du logiciel reste responsable de la production du document en cas de contrôle.

Conditions techniques requises

  • Inaltérabilité : impossibilité de modifier rétroactivement les enregistrements de vente sans trace horodatée.
  • Sécurisation : mécanismes garantissant la conservation fiable des données et de leurs modifications (journaux d'audit, signatures numériques).
  • Conservation : enregistrement structuré par périodes définies permettant des recherches chronologiques et des exports.
  • Archivage : stockage pérenne, daté et indexé des données, accessible en cas de contrôle fiscal.

Cas pratiques et exemples concrets

  • Commerce de proximité : une boulangerie utilise un POS mobile qui synchronise les ventes en cloud, met à jour le stock des matières premières et exporte le journal des ventes pour le comptable.
  • Enseigne multi-sites : une chaîne de magasins synchronise les stocks en temps réel, consolide les rapports par magasin et exporte des écritures comptables centralisées.
  • Restaurant : le logiciel intègre la prise de commande par table, la délivrance d'addition séparée et l'export des ventes par service pour le contrôle interne.

Points de vigilance à l'achat et bonnes pratiques

  • Vérifier la présence d'une attestation ou d'un certificat nominatif au nom de l'entreprise et les mentions obligatoires (nom et version du logiciel, date d'achat, conformité aux quatre conditions).
  • Contrôler les capacités d'export : journaux de ventes, sauvegardes chiffrées, formats lisibles par le service comptable.
  • Prévoir des mises à jour : certaines non-conformités se corrigent par mise à jour logicielle; documenter les versions.
  • Définir des politiques de sauvegarde et d'accès (gestion des droits, logs d'audit) pour répondre aux exigences de sécurisation.

Responsabilités et sanctions

L'entreprise utilisatrice est responsable de la disponibilité du certificat; en cas d'absence ou de non-conformité, elle s'expose à des sanctions administratives (amende pouvant atteindre 7 500 euros) et à des conséquences en cas d'audit. En pratique, il est recommandé de conserver le document sur support imprimé et numérique avec un historique des mises à jour.