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Office manager

Mise à jour 06/10/2025 Ressources humaines

Office manager : définition professionnelle et rôle en entreprise

Définition synthétique

Un office manager est un professionnel chargé d'assurer le bon fonctionnement opérationnel d'une structure, principalement une entreprise. Il exerce une fonction transverse qui combine gestion administrative, coordination des services, supervision des ressources matérielles et humaines, et soutien au management stratégique. Son rôle consiste à maintenir la continuité des activités quotidiennes pour permettre aux fonctions opérationnelles et à la direction - notamment au directeur général - de se concentrer sur la croissance et la stratégie.

Missions principales

Les missions d'un office manager varient selon la taille et le secteur de l'entreprise, mais on retrouve systématiquement plusieurs familles d'activités :

  • Gestion administrative : tenue de dossiers, gestion du courrier, rédaction et archivage des documents, suivi des contrats fournisseurs.
  • Gestion financière opérationnelle : suivi des budgets opérationnels, rapprochements de factures, préparation des éléments pour la comptabilité, gestion de la trésorerie courante.
  • Coordination et planification : organisation d'agendas, préparation et animation logistique de réunions, coordination interservices.
  • Support aux ressources humaines : onboarding des nouveaux collaborateurs, gestion des fournitures, suivi des absences et congés, interface avec les prestataires RH.
  • Facilities management : gestion des locaux, sécurité, maintenance, relation avec les prestataires (nettoyage, sécurité, informatique).
  • Communication interne : diffusion d'informations, organisation d'événements internes, gestion des outils collaboratifs.

Exemples concrets de missions quotidiennes

  • Organiser la réunion hebdomadaire de l'équipe dirigeante : réservation de salle, préparation de l'ordre du jour, synthèse des décisions.
  • Rédiger un tableau de bord de dépenses mensuelles et alerter sur les écarts budgétaires.
  • Coordonner l'installation d'un nouvel employé : matériel informatique, badge d'accès, présentation de l'équipe, plan de formation initiale.
  • Gérer une panne de chauffage en faisant intervenir le prestataire et en communiquant les consignes aux collaborateurs.

Compétences et qualités requises

L'office manager doit cumuler des compétences organisationnelles et relationnelles. Les compétences techniques incluent la maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs, des notions de comptabilité opérationnelle, et la capacité à gérer des contrats fournisseurs. Les qualités comportementales essentielles sont :

  • Polyvalence : aptitude à passer d'une tâche administrative à une problématique RH ou logistique.
  • Autonomie et sens des priorités : capacité à décider et à escalader de manière pertinente.
  • Discrétion et confidentialité, notamment pour les sujets RH.
  • Excellentes capacités de communication et de négociation pour traiter avec les prestataires et les équipes.
  • Adaptabilité : évoluer selon les rythmes d'une PME ou d'une start-up, où les missions peuvent changer rapidement.

Outils, indicateurs et KPIs

Un office manager utilise des outils de gestion et suit des indicateurs pour mesurer sa performance :

  • Outils : suites bureautiques, outils RH (SIRH), outils de gestion des dépenses, plateformes de gestion des tickets locaux.
  • KPIs typiques : taux de disponibilité des espaces, délai de résolution des incidents, respect du budget opérationnel, temps moyen d'onboarding d'un nouveau collaborateur.

Parcours professionnel et rémunération

Le poste est accessible après des formations variées : BTS Assistant de gestion, licences ou masters en management, gestion ou ressources humaines. Une expérience en tant qu'assistant de direction ou responsable administratif est souvent valorisée. Certains se forment via des certificats spécialisés ou montent en compétences sur le terrain.

La rémunération dépend fortement de la taille de l'entreprise, du périmètre de responsabilités et du secteur : pour la France, les fourchettes courantes vont d'environ 26 000 à 50 000 euros brut annuels, avec des postes de direction locale pouvant dépasser ce cadre dans les grandes structures. Les postes en start-up peuvent inclure des composantes variables (stock-options, primes).

Cas pratiques et variations selon la structure

  • Dans une start-up de 20 personnes : l'office manager gère à la fois l'administratif, la logistique, le recrutement de profils juniors et l'organisation d'événements; rythme intense et polyvalence maximisée.
  • Dans une PME de 150 personnes : rôle davantage orienté coordination, supervision d'un assistant administratif, mise en place de processus et reporting périodique au directeur administratif.
  • En grand groupe : la fonction peut être spécialisée (facilities manager, coordinateur RH), avec des interfaces multiples mais un périmètre moins large.

Conclusion opérationnelle

Le office manager est un pivot opérationnel entre la direction, les équipes et les prestataires externes. Sa valeur ajoutée se mesure à la continuité des opérations, à la qualité de l'expérience collaborateur et à la capacité à optimiser les coûts et les processus. En synthèse, l'office manager combine gestion, coordination et support stratégique pour permettre à l'entreprise de fonctionner efficacement au quotidien.