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Secrétaire

Mise à jour 06/10/2025 Association

Secrétaire d'association : rôle, missions et obligations

Définition et position statutaire

Le secrétaire d'une association est le membre du bureau chargé de la gestion administrative, de la communication et de la tenue des documents officiels. En droit français (loi de 1901), ce poste n'est pas légalement obligatoire mais il est extrêmement fréquent : il centralise les tâches qui garantissent la conformité statutaire et le fonctionnement quotidien de la structure. Sa nature, ses pouvoirs et sa durée de mandat sont définis par les statuts de l'association.

Conditions de nomination et incompatibilités

La nomination du secrétaire se fait généralement en assemblée générale ou selon les modalités prévues par les statuts. Conditions courantes :

  • être une personne physique et membre de l'association ;
  • être majeur, ou mineur émancipé / mineur de 16 ans avec autorisation parentale selon les statuts ;
  • ne pas être privé de ses droits civiques.

Certaines fonctions professionnelles ou statutaires sont souvent incompatibles (commissaires aux comptes, personnels de certaines administrations, militaires selon le cas). Les incompatibilités spécifiques doivent être vérifiées au regard du statut et de la réglementation applicable.

Missions principales

  • Communication et correspondance : réception et envoi du courrier, gestion des emails officiels, relations avec les autorités (préfecture, mairie) et les partenaires.
  • Organisation des réunions : convocation des assemblées générales et conseils d'administration, rédaction et diffusion de l'ordre du jour, gestion des convocations (délai et modes selon statuts).
  • Rédaction des procès-verbaux : prise de notes, rédaction des comptes rendus, conservation des PV et diffusion aux membres selon la procédure interne.
  • Tenue des registres : registre des assemblées, registre des décisions, registre des adhérents, et conservation des documents constitutifs (statuts, récépissés de déclaration, avis de parution).
  • Déclarations administratives : dépôt des modifications statutaires, changement de siège, publication au Journal officiel lorsque nécessaire, et suivi des récépissés.
  • Gestion documentaire : archivage, classement des contrats (baux, conventions), factures importantes et pièces justificatives.
  • Protection des données : application des règles de conformité telles que le RGPD pour la tenue des fichiers adhérents et la sécurisation des informations personnelles.

Exemples concrets

  • Petite association locale : le secrétaire est souvent bénévole unique en charge de la totalité des tâches (convocations, tenue des adhérents, PV, déclarations en préfecture). Il centralise l'administration et conserve les documents originaux.
  • Association de taille moyenne : le secrétaire rédige les PV et coordonne une équipe administrative. La gestion quotidienne des adhésions peut être déléguée à un secrétaire adjoint ou à un salarié administratif.
  • Grande fédération : le secrétaire peut être un responsable administratif employé, supervisant une cellule « secrétariat » ; il garde l'interface avec le bureau et veille au respect des délais légaux.

Exemple de workflow pour une assemblée générale (pratique) : préparation de l'ordre du jour 4 semaines avant, envoi des convocations 15 jours avant (ou selon statuts), collecte des procurations, rédaction du PV dans les jours qui suivent et archivage en version signée.

Responsabilités, limites et bonnes pratiques

Le secrétaire agit dans le cadre des pouvoirs qui lui sont attribués. Il ne peut engager l'association outrepassant ses attributions sans délégation explicite. Sa responsabilité peut être engagée en cas de faute détachable (négligence grave, non-respect de formalités obligatoires). En pratique, la responsabilité dépendra des faits, des statuts et, le cas échéant, d'une assurance responsabilité civile.

Bonnes pratiques recommandées :

  • maintenir une checklist des formalités récurrentes (déclarations, publications) ;
  • numériser les documents essentiels et conserver des sauvegardes hors site ;
  • mettre en place un plan d'archivage précisant durées de conservation et accès ;
  • déléguer formellement des tâches à des secrétaires adjoints et préciser les responsabilités dans un mandat écrit ;
  • tenir un registre des décisions et le faire signer pour sécuriser les preuves en cas de contrôle.

Enfin, la relation du secrétaire avec le trésorier et le président doit être clairement définie pour éviter les chevauchements. Le rôle du secrétaire est avant tout de garantir la conformité, la continuité administrative et la traçabilité des actes de l'association.