Facture non parvenue (FNP) - définition et traitement comptable
Définition
Une facture non parvenue (FNP) désigne une facture qui n'a pas été reçue par l'entreprise à la clôture d'un exercice comptable, alors que le bien ou la prestation correspondante a été livré ou exécuté avant cette date. Elle traduit un décalage entre la réalisation économique de la charge et la réception du document fournisseur. La FNP ne constitue pas une provision au sens technique ; il s'agit d'une écriture de régularisation visant à respecter le principe d'indépendance des exercices et à présenter des comptes sincères.
Comptabilisation et finalité
Au bilan, la FNP figure au passif car elle matérialise une dette envers le fournisseur. Au compte de résultat, elle se traduit par la comptabilisation d'une charge rattachée à l'exercice concerné. L'objectif est d'imputer les charges à l'exercice qui a bénéficié de la dépense, même si la facture sera émise ultérieurement.
Écriture de régularisation typique
- À la clôture : enregistrer la charge due - débit du compte de charge approprié (6xx) ; crédit du compte 4081 « Fournisseurs - Factures non parvenues » pour le montant net hors TVA (si TVA non connue).
- À l'ouverture / à la réception de la facture : extourner l'écriture préalable - débit du compte 4081 ; puis comptabiliser la facture fournisseur normalement : débit compte de charge si nécessaire, débit compte de TVA déductible (445xx) si applicable ; crédit du compte fournisseur (401) pour le total TTC.
Exemple chiffré
Exemple simple : une marchandise est reçue le 27 décembre pour un montant net de 1 000 EUR et la TVA est de 20 %, mais la facture arrive en janvier suivant.
- Clôture : Débit 6xx "Achats" 1 000 ; Crédit 4081 1 000.
- Réception facture en janvier : Débit 4081 1 000 ; Débit 44566 TVA déductible 200 ; Crédit 401 Fournisseur 1 200.
- Paiement fournisseur : Débit 401 1 200 ; Crédit banque 1 200.
Cas pratiques et points de vigilance
Plusieurs situations pratiques se présentent :
- Si le montant exact n'est pas connu à la clôture, l'entreprise doit estimer la charge sur la base du bon de livraison, du contrat, ou d'un ordre de service. L'estimation doit être raisonnable et justifiée par des pièces.
- La TVA est en général comptabilisée lorsque la facture est reçue ; si l'entreprise a estimé la TVA à la clôture, elle devra ajuster lors de la réception définitive. Les règles fiscales locales peuvent influencer la date de déductibilité ; vérifier avec le service fiscal.
- Les FNP ne se substituent pas aux provisions : une provision est prévue pour un risque ou une charge probable mais incertaine dans son montant ou sa survenance ; la FNP constate une dette certaine et quantifiable à la clôture.
- Pour des prestations continues (abonnements, loyers, travaux en cours), il faut distinguer FNP et charges à répartir ou avances selon la nature du contrat.
Justificatifs et contrôle
La conformité comptable exige un justificatif : bon de livraison, procès-verbal de réception, bon de commande, ou tout document prouvant la réalisation du bien ou du service avant la clôture. À la réception de la facture, rapprocher systématiquement la facture avec l'écriture FNP et procéder à l'extourne. Conserver ces pièces pour l'audit et le contrôle fiscal.
Recommandations pratiques
- Mettre en place un suivi des bons de livraison et dates de réception pour repérer les FNP avant clôture.
- Documenter toute estimation et la méthode de calcul utilisée.
- Consulter l'expert-comptable ou le fiscaliste si la situation TVA est complexe.