Solde de tout compte - définition professionnelle (Ressources humaines)
Définition
Le solde de tout compte est un document écrit remis par l'employeur au salarié à la rupture du contrat de travail. Il détaille de manière exhaustive toutes les sommes versées au moment de la fin de la relation de travail : salaire final, indemnités, remboursements et autres éléments de rémunération. Son encadrement juridique en France figure notamment à l'article L1234-20 du Code du travail, qui impose sa remise quel que soit le motif de rupture (licenciement, démission, rupture conventionnelle, fin de CDD, départ à la retraite, etc.).
Contenu et mentions obligatoires
Le document doit présenter de façon lisible et individualisée chaque montant. Les mentions obligatoires comprennent au minimum :
- la date de la remise du document et la période de travail concernée ;
- le détail du dernier salaire (prorata si besoin), des heures supplémentaires et des primes ;
- les indemnités de congés payés, de départ, de licenciement ou de précarité le cas échéant ;
- le solde des jours de RTT, le solde du compte épargne-temps et l'épargne salariale si débloquée ;
- le mode et la date de paiement de chaque somme (virement, chèque, espèces le cas échéant) ;
- la signature du salarié accompagnée, de préférence, de la mention manuscrite « pour solde de tout compte » sur les exemplaires remis.
Modalités de remise et valeur juridique
La remise du solde de tout compte doit intervenir après la rupture effective du contrat. Deux modalités usuelles sont admises : remise en main propre contre décharge ou envoi par lettre recommandée avec avis de réception. L'employeur conserve un exemplaire; le salarié en reçoit un autre.
La signature du salarié vaut reçu pour les sommes énumérées et peut avoir un effet libératoire. Toutefois, cette signature n'empêche pas toute contestation : en cas d'erreur, d'omission manifeste, de dol ou de vice du consentement, le salarié peut saisir le juge compétent pour contester les montants ou obtenir des compléments. Il est recommandé d'inscrire précisément la nature et le calcul de chaque rubriques afin de limiter les litiges.
Exemples pratiques
- Exemple 1 - Fin de CDD : salarié dont le dernier salaire mensuel est 2 400 € ; congés acquis non pris donnant droit à 800 € ; prime de précarité 240 € (10 %) ; indemnité de fin de contrat indiquée et versée. Le document détaillera 2 400 €, 800 €, 240 €, avec total et mode de paiement.
- Exemple 2 - Licenciement : salarié licencié après 7 ans d'ancienneté ; indemnité compensatrice de congés payés 1 200 €, indemnité légale de licenciement 3 500 €, salaire de période préavis 1 800 € (non effectué, payé). Le solde de tout compte reprendra chacune des lignes et le cumul.
Points de vigilance pour l'employeur et le salarié
- Ne pas agréger les sommes en un total sans détail : l'absence de ventilation entraine un risque de contestation.
- La mention manuscrite et la signature sont des bonnes pratiques ; si le salarié refuse de signer, l'employeur doit le notifier et privilégier un envoi recommandé ou une remise contre décharge.
- Vérifier l'inclusion de tous les éléments contractuels (primes annuelles, avantages en nature, heures complémentaires) et des variables portant sur le dernier mois.
- Conserver les justificatifs de calculs et les preuves de paiement pour se prémunir en cas de litige.